Política de Privacidad y Protección de Datos

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web kodexasolutions.com es Kodexa Solutions, empresa con domicilio en Ciudad de Panamá, República de Panamá.

Para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar directamente con nuestro equipo de privacidad en: privacidad@kodexasolutions.com.

La presente Política se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 de la República de Panamá (Ley de Protección de Datos Personales) y su Decreto Ejecutivo N.º 285 de 2021, así como por la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia (Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales) y sus decretos reglamentarios.

Las autoridades competentes en materia de protección de datos personales son, según la jurisdicción del titular:

• República de Panamá: Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) — www.antai.gob.pa
• República de Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co

2. Datos que Recopilamos

Kodexa Solutions recopila datos personales a través de los siguientes canales:

Formularios del Sitio (cotización y contacto): nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, nombre de la empresa (opcional), descripción del proyecto o consulta y presupuesto estimado (opcional).

WhatsApp Business: número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp y el contenido de los mensajes intercambiados en el marco de comunicaciones comerciales.

Datos recopilados automáticamente: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, páginas visitadas dentro del Sitio, fecha y hora de acceso, y datos de navegación obtenidos mediante cookies y tecnologías similares (véase nuestra Política de Cookies).

Kodexa Solutions NO recopila datos personales sensibles, entendidos como aquellos que revelan origen racial o étnico, orientación sexual, convicciones religiosas, filosóficas o políticas, datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona física, ni datos relativos a la salud. En caso de que, de forma involuntaria, un usuario incluya este tipo de información en un formulario o mensaje, dicha información será eliminada de inmediato sin ser objeto de ningún tratamiento.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados son tratados con las siguientes finalidades, de conformidad con la base jurídica que se indica en cada caso:

• Atender solicitudes y consultas: gestionar y responder a los mensajes, cotizaciones y consultas enviados a través de los formularios del Sitio o por WhatsApp (base jurídica: ejecución de medidas precontractuales a solicitud del interesado).
• Gestión comercial y contractual: elaborar propuestas, negociar y ejecutar contratos de prestación de servicios con clientes (base jurídica: ejecución del contrato).
• Comunicaciones promocionales: remitir información sobre nuevos servicios, casos de éxito u otras novedades de Kodexa Solutions, únicamente cuando el titular haya otorgado su consentimiento previo, expreso e informado para ello.
• Analítica e mejora del Sitio: analizar de forma anonimizada o pseudonimizada el comportamiento de los visitantes con el fin de mejorar la experiencia de usuario y el rendimiento del Sitio (base jurídica: interés legítimo).
• Cumplimiento de obligaciones legales: conservar documentación conforme a los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable y comercial aplicable (base jurídica: obligación legal).

4. Tus Derechos (ARCOPOL)

Como titular de datos personales, usted puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos frente a Kodexa Solutions:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos, su origen, las finalidades del tratamiento y los destinatarios de los mismos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación / Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, salvo que exista una obligación legal de conservación.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades concretas, en especial para comunicaciones comerciales.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable del tratamiento.
• Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado para tratamientos que lo tengan como base jurídica, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a la revocación.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: no ser sometido a decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.
• Queja ante autoridad competente: presentar una reclamación ante la ANTAI (Panamá) o la SIC (Colombia) si considera que el tratamiento de sus datos vulnera la normativa aplicable.

5. Cómo Ejercer tus Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la sección anterior, deberá remitir una solicitud escrita a privacidad@kodexasolutions.com que incluya la siguiente información:

• Nombre completo del titular.
• Número de documento de identidad (cédula, pasaporte u equivalente).
• Descripción clara del derecho que desea ejercer y los datos a los que se refiere.
• Dirección de contacto (correo electrónico) para recibir la respuesta. Si actúa por medio de representante, deberá adjuntar el documento que acredite dicha representación.

Los plazos de respuesta son los siguientes, según la normativa aplicable al titular:

• Titulares en Colombia (Ley 1581/2012): consultas, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud; reclamos (rectificación, supresión, oposición), dentro de los 15 días hábiles siguientes. En caso de que no sea posible dar respuesta en dicho plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando la fecha en que se atenderá su solicitud, que no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
• Titulares en Panamá (Ley 81/2019): dentro de los 7 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud completa.

6. Transferencia Internacional de Datos

Kodexa Solutions opera desde Panamá y presta servicios, entre otros, a clientes en la República de Colombia, lo que implica transferencias internacionales de datos personales entre ambos países.

Adicionalmente, para la prestación de sus servicios y el funcionamiento del Sitio, Kodexa Solutions utiliza proveedores de infraestructura tecnológica en la nube que pueden procesar datos en servidores ubicados fuera de Panamá y Colombia, incluyendo:

• Vercel Inc. (Estados Unidos) — alojamiento y despliegue del Sitio web.
• Google LLC (Estados Unidos) — servicios de analítica (Google Analytics) y comunicaciones (Gmail).
• Supabase Inc. (Estados Unidos) — base de datos y autenticación.
• Resend Inc. (Estados Unidos) — envío transaccional de correos electrónicos.
• Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos) — servicios de mensajería a través de WhatsApp Business.

Los titulares colombianos que utilicen el Sitio o envíen sus datos mediante los formularios o por WhatsApp autorizan expresamente la transferencia de sus datos personales a Panamá y a los demás países en que operan los proveedores mencionados, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Se advierte que Panamá no se encuentra en la lista de países con nivel de protección adecuado reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia; no obstante, Kodexa Solutions adopta las salvaguardas contractuales y técnicas necesarias para garantizar un nivel de protección equivalente al exigido por la legislación colombiana.

7. Seguridad de los Datos

Kodexa Solutions implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la destrucción accidental o ilícita y la divulgación indebida. Entre las medidas adoptadas se incluyen:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/SSL/TLS en todas las transmisiones de datos entre el usuario y el Sitio.
• Cifrado de datos en reposo en las bases de datos y sistemas de almacenamiento.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) que restringe el acceso a los datos personales al personal estrictamente necesario.
• Copias de seguridad (backups) periódicas para garantizar la disponibilidad e integridad de la información.

En caso de producirse una violación de seguridad que afecte a datos personales, Kodexa Solutions notificará el incidente a la autoridad competente y, cuando sea probable que entrañe un alto riesgo para los derechos de los titulares, también a estos últimos, en los siguientes plazos:

• Panamá (Ley 81/2019): sin demora injustificada desde que tenga conocimiento del incidente.
• Colombia (Ley 1581/2012 y Decreto 1377/2013): dentro de los 15 días hábiles siguientes a que se tenga conocimiento del incidente.

8. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, aplicándose los siguientes plazos orientativos:

• Prospectos y leads sin contratación: un máximo de 1 año desde la última interacción activa, tras lo cual los datos serán eliminados o anonimizados.
• Clientes con contrato vigente: durante toda la vigencia de la relación contractual y, una vez finalizada, por un período adicional de 5 años para atender posibles reclamaciones o requerimientos legales.
• Documentación contable y fiscal: un mínimo de 5 años desde el cierre del ejercicio correspondiente, conforme a la legislación tributaria aplicable en Panamá y Colombia.

Transcurridos los plazos indicados, los datos serán eliminados de forma segura o, en su caso, anonimizados de manera irreversible para su eventual uso estadístico.

9. Menores de Edad

El Sitio y los servicios de Kodexa Solutions no están dirigidos a personas menores de 18 años. Kodexa Solutions no recopila deliberadamente datos personales de menores de edad. Si un padre, madre o tutor legal advierte que su hijo menor ha facilitado datos personales a través del Sitio, deberá ponerse en contacto con nosotros a través de privacidad@kodexasolutions.com para que procedamos a su eliminación inmediata.

En caso de que Kodexa Solutions detecte que ha recopilado inadvertidamente datos de un menor, procederá a eliminarlos sin demora.

10. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, o para ejercer los derechos descritos en esta Política, puede contactar con Kodexa Solutions a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico (privacidad): privacidad@kodexasolutions.com
• Contacto 1: +57 318 646 9507
• Contacto 2: +507 6644-9530

Esta Política de Privacidad debe leerse conjuntamente con nuestros Términos y Condiciones, que regulan de forma más amplia el uso del Sitio y los servicios de Kodexa Solutions.